Qu'est-ce que le logiciel de gestion des connaissances?

Le logiciel de gestion des connaissances est un outil, ou un ensemble d'outils, utilisé pour collecter, organiser, partager, partager et examiner les informations commerciales parmi une variété d'utilisateurs.Le concept de gestion des connaissances (KM) s'est développé dans les années 1990 alors que les entreprises se débattaient avec des moyens efficaces de gérer et de récupérer des informations commerciales.Les systèmes de gestion de contenu des entreprises ont été développés, ainsi que des logiciels spécifiques de gestion des connaissances pour faciliter la collecte et la distribution des connaissances.Actuellement, il existe des centaines d'outils logiciels KM différents, chacun conçu pour un type d'entreprise spécifique.

Divers groupes tels que le service client, les technologies de l'information (TI), la vente au détail, la science, l'ingénierie, le gouvernement et l'éducation peuvent nécessiter une gestion spécialisée des connaissanceslogiciel.Par exemple, certains logiciels KM gèrent des informations sur les clients ou les clients, pour améliorer les ventes et le support client.Un autre type peut recueillir des informations sur les compétences, les talents, l'éducation et la formation commerciale des employés, pour exploiter une expertise qui pourrait être passée inaperçue dans le passé.Certains outils gèrent le flux de travail, fournissent une formation ou standardisent les processus grâce à des instructions ou des manuels étape par étape.

La gestion des connaissances commence par le processus de collecte d'informations disponibles.Des documents papier, des e-mails, des fichiers .pdf ou du traitement de texte, des dessins ou des graphiques, du contenu Web, des documents manuscrits, du microfilm ou de la microfiche, et les fichiers numériques sont tous des entrées possibles.Une connaissance des experts en la matière peut également être écrite et ajoutée à la base de connaissances.Les outils spéciaux peuvent convertir diverses entrées d'informations en format standard et améliorer la qualité de la documentation résultante.L'ensemble de connaissances qui en résulte est généralement stocké dans une puissante base de données.

Une fois les informations recueillies, d'autres outils logiciels de gestion des connaissances sont utilisés pour gérer les informations.Les documents et les fichiers peuvent être liés, indexés et classés afin qu'ils soient facilement numérisés et accessibles par des outils de récupération.Certaines informations peuvent nécessiter un contrôle de version afin que les utilisateurs n'utilisent que les informations les plus à jour, tandis que les versions précédentes sont archivées.Les outils KM permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer à la création d'informations et à la gestion d'un processus d'examen et d'approbation.D'autres fonctionnalités peuvent inclure les contrôles d'accès, les capacités d'archives et de récupération et la conversion en différents types de sorties.

Il existe de nombreux avantages commerciaux de l'utilisation du logiciel de gestion des connaissances.Il réduit la nécessité pour les entreprises de gérer et de stocker de grandes quantités de papier ou d'enregistrements dans divers formats avec diverses exigences de stockage.Les informations peuvent être récupérées plus rapidement, à partir d'une plus grande variété de sources, et peuvent être partagées et contrôlées plus facilement.Les outils KM permettent aux utilisateurs de recueillir des informations sur les informations, telles que les mesures, la productivité, les problèmes récurrents ou courants et les pannes de flux de travail.Pour ces raisons, les logiciels de gestion des connaissances continuent de croître en popularité, en complexité et en application pratique.