Qu'est-ce qu'une commande de demande d'achat?

En général, une ordonnance de demande d'achat est un formulaire qui demande un article à acheter.Ces commandes sont souvent utilisées par les grandes entreprises et les organisations pour gérer les achats et les coûts.Un service de traitement central, souvent appelé service d'achat, évalue généralement les commandes et détermine d'où les s'approvisionner.Une fois cela déterminé, la commande de réquisition d'achat est généralement convertie en bon de commande pour se procurer les articles demandés à un fournisseur.

Les commandes de demande d'achat sont souvent disponibles sous forme de formulaires papier ou de documents en ligne.Dans les deux cas, les formulaires nécessitent les mêmes types d'informations, tels que le nom et le département du demandeur, tous les numéros de compte applicables, les numéros de pièce et les descriptions des éléments demandés, et tous les fournisseurs suggérés de se procurer les produits.Si en ligne, les formulaires peuvent être soumis électroniquement via un logiciel de demande spécial, ou ils peuvent avoir besoin d'être imprimés et transmis comme des formulaires papier traditionnels.

En règle générale, le processus d'achat commence au niveau individuel ou départemental.Par exemple, si un employé a besoin d'un nouvel ordinateur portable, il peut être tenu de soumettre une commande de demande d'achat pour cela.Souvent évalué pour voir si l'article est vraiment nécessaire et s'il y a de l'argent attribué pour cela.Si ces conditions sont remplies, le service d'achat déterminera alors généralement où s'approvisionner l'article, en utilisant une liste de fournisseurs de confiance.Dans le cas des achats coûteux, ils peuvent demander des offres auprès de plusieurs fournisseurs pour trouver les termes les plus compétitifs.La préférence peut être accordée à tout fournisseur cité sur le formulaire de demande, bien que certains services d'achat aient le pouvoir de prendre la décision d'approvisionnement finale en fonction de ce qui est le mieux pour l'organisation.Une fois les détails finaux approuvés, un bon de commande est généralement émis pour terminer la transaction avec le fournisseur choisi.

En soi, une commande de demande d'achat n'a souvent pas de pouvoir d'achat officiel.C'est généralement le bon de commande qui constitue un contrat entre la société et le fournisseur.Certaines organisations peuvent cependant utiliser des commandes de demande d'achat de manière interchangeable avec les bons de commande.Dans ces cas, la commande de demande d'achat peut être utilisée directement avec le vendeur comme contrat pour acheter un article particulier, sans commande secondaire requise.