Qu'est-ce qu'une boîte de verrouillage?

L'un des services bancaires que les entreprises de toutes tailles peuvent trouver utiles est un service de verrouillage.Essentiellement, un boîtier de verrouillage est simplement une boîte de bureau de poste que votre banque établit pour votre entreprise et que la banque contrôlera.Vous êtes publié un remise à l'adresse qui permettra à vos clients d'envoyer un paiement pour toutes les factures émises par votre organisation directement au Lockbox.À son tour, votre banque ouvrira toutes les correspondances, déposera les chèques dans vos comptes et vous fournira un accès électronique qui vous permet de voir l'activité quotidienne.En bref, votre banque devient les moyens par lesquels vous collectez des créances et les déposez dans votre compte opérationnel, paie ou autre compte commercial désigné.

Il existe plusieurs avantages à sécuriser un boîtier de verrouillage pour votre entreprise.L'un des plus importants est la sécurité.Généralement, les boîtes de verrouillage sont protégées au-delà des mesures de sécurité habituelles associées à une boîte de bureau de poste.Lorsqu'un paiement atteint votre boîtier de verrouillage, les chances de tomber entre les mauvaises mains sont à peu près nulles.De nombreuses banques sont en mesure de fournir des détails sur les paiements déposés qui comprennent des images des chèques et de tout autre document fourni avec le chèque.Souvent, un lot quotidien de reçus peut être téléchargé sous forme de PDF et utilisé pour l'entrée manuelle dans votre système.Cette méthode évite à votre équipe comptable de devoir ouvrir le courrier et de trier les chèques avant d'entrer les données.En outre, cela élimine le devoir de préparer un dépôt bancaire.

Cependant, vous pourrez peut-être économiser encore plus de temps, selon le type de logiciel comptable que vous utilisez.De nombreuses banques peuvent fournir un rapport délimité qui peut être importé directement dans certains systèmes de logiciels comptables.Si vous avez la chance d'avoir des logiciels compatibles, la tâche de publier des paiements peut prendre quelques instants, même si la liste des paiements atteint les centaines.

Un troisième avantage du système de lockbox est que vous avez une histoire de sauvegarde de l'historique devos créances.Si quelque chose de majeur se produit avec votre système de comptabilité logicielle et que vous perdez une partie ou toutes les données, les rapports d'historique sur l'activité Lockbox peuvent vous aider à commencer le processus de reconstruction.Cela signifie que vous pouvez mettre à jour vos comptes clients rapidement, ainsi que pour reconstruire vos revenus et vos dépenses de rapport mois par mois. Bien qu'une boîte de verrouillage n'exécute aucune fonction que votre équipe comptable ne peut pas faire pour vous, les avantages du temps sauvés, la source d'informations de sauvegarde et la sécurité améliorée font d'un système de verrouillage une option très attrayante.Vérifiez auprès de votre banque aujourd'hui et voyez ce qu'ils ont à offrir en termes de programme de verrouillage.