Que fait un assistant de bureau / réceptionniste?

Un assistant de bureau / réceptionniste est généralement responsable des tâches du front office dans une entreprise ou une organisation.La réceptionniste contrôle généralement l'accès au bureau en saluant les invités, en informant les employés des visiteurs et en travaillant avec les livraisons et les entrepreneurs.En outre, l'assistant de bureau peut être responsable d'un certain nombre de tâches d'administration de bureau telles que la gestion des feuilles de calcul, la correspondance et la commande de fournitures de bureau.Selon la taille de l'organisation et le nombre d'employés dont il dispose, l'assistant de bureau / réceptionniste peut également agir en tant qu'assistant personnel ou administratif d'un ou plusieurs dirigeants ou gestionnaires de l'entreprise.

Bien que de nombreux bureaux comptent désormais sur des systèmes de messagerie vocale pour répondre aux téléphones et par les appelants vers le travailleur pertinent, beaucoup emploient toujours un assistant de bureau / réceptionniste pour gérer le système téléphonique et parler aux appelants qui ont du mal à l'utiliser.Les réceptionnistes effectuent également la tâche supervisant la zone de réception, également connue sous le nom de zone d'attente ou de salle, dans laquelle les visiteurs entrent généralement.Un assistant de bureau / réceptionniste traditionnel assumera généralement la responsabilité de s'assurer qu'un visiteur est annoncé aux personnes qu'il visite ou, si le visiteur est un livreur, la réceptionniste signera généralement des forfaits et informera les bénéficiaires de leur connaissance de leurarrivée.Un assistant de bureau / réceptionniste peut également être chargé d'informer les clients de rendez-vous sur les services d'une entreprise et peut également planifier des rendez-vous entre les clients et les employés.

SE TRAau sein de l'entreprise.Dans une très petite organisation, ou avec un budget très frugal, la réceptionniste peut également servir de responsable de bureau.Il ou elle peut être responsable de s'assurer que le bureau fonctionne bien en réapprovisnant les fournitures et en surveillant les performances des machines de bureau, telles que des copiers, des télécopies et même des ordinateurs.L'assistant de bureau / réceptionniste avec ces responsabilités contactera généralement et travaillera avec des professionnels de la réparation ainsi que d'autres entrepreneurs qui pourraient avoir besoin d'effectuer des travaux sur l'espace de bureau ou le bâtiment.Les autres responsabilités courantes comprennent la planification des événements, la planification des voyages et, dans certains cas, la gestion des communications générales de bureau, telles que les notifications sur les vacances, les événements spéciaux et les considérations de sécurité. Les qualifications pour devenir assistante de bureau varient en fonction des compétences nécessaires pour assumer unpositionner au sein d'une entreprise particulière.Dans de nombreux cas, les employés de bureau peuvent acquérir leurs compétences au travail ou terminer un programme de formation professionnelle qui leur fournit une compréhension de base des procédures d'administration de bureau.D'autres options incluent la prise de cours continue et d'éducation des adultes dans divers packages de logiciels, la rédaction d'entreprises et la communication et le protocole.