Que fait un secrétaire administratif?

Un secrétaire administratif de haut rang est généralement affecté à un cadre ou à un département et peut être chargé de travailleurs de niveau inférieur comme les réceptionnistes ou des assistants à temps partiel.Ce poste est généralement un rapport direct du département ou de l'individu.Un secrétaire administratif devra être alphabétisé par ordinateur, avoir des compétences organisationnelles et des personnes et être en mesure de gérer les tâches, la recherche et les dispositions de voyage.Le poste commande généralement un salaire plus élevé, surtout si les travaux sont spécialisés.

Les assistants peuvent effectuer des tâches générales telles que la réponse au téléphone, à la correspondance, au dépôt de l'entreprise, mais le secrétaire administratif est généralement responsable du département ou de l'exécutif soutenu.Certains départements qui utilisent des assistants spécialisés comprennent les ressources humaines, la comptabilité et le légal.Le secrétaire peut agir comme une liaison entre le département ou l'exécutif et le reste du bureau, et peut également traiter directement avec les clients.

Les exigences pour un poste de secrétaire administratif incluent la possibilité d'utiliser toutes les technologies de bureau, telles que les ordinateurs avec divers logicielset parfois un dispositif de dictée.De nombreuses entreprises recherchent aujourd'hui des candidats qui tiennent des diplômes, mais une expérience préalable peut être prise en compte à la place à moins que le travail ne soit hautement spécialisé.Les secrétaires juridiques, par exemple, auront besoin d'une formation spécifique pour travailler avec des documents judiciaires.Les secrétaires médicaux doivent connaître la facturation et le codage ainsi que la terminologie médicale.

Les secrétaires administratifs seront souvent invités à organiser des réunions et des conférences téléphoniques entre le patron, d'autres dirigeants et les clients, et de planifier des événements pour le bureau ou les visiteurs.Les compétences à trouver des informations en ligne et à maintenir des contacts avec les vendeurs sont utiles, tout comme l'expérience dans la prise des dispositions de voyage.Dans les ressources humaines et la comptabilité, la capacité de maintenir la confidentialité est importante lorsqu'il s'agit de dossiers des employés privés et d'informations financières.

Le titulaire de ce poste peut être invité à aider à la formation et à superviser les employés de niveau inférieur.Les entreprises combinant de plus en plus de responsabilités, un secrétaire administratif peut acquérir une expérience de gestion dans le chronomètre, la planification et la délégué.Cela aidera à aller de l'avant au sein d'une entreprise dans un poste d'administration ou de gestion de bureau.Les candidats à un poste d'administrateur de bureau auront besoin d'excellentes compétences humaines ainsi que de connaissances sur les politiques de l'entreprise et les mesures disciplinaires.

Pour ceux qui recherchent une carrière de secrétaire administratif, des cours d'entreprise dans un collège communautaire ou une université peuvent fournir des instructions dans les programmes informatiques, les mathématiques, tenue de dossiers et communications.La certification professionnelle est disponible pour les assistants généraux et ceux qui souhaitent entrer dans les domaines juridiques et médicaux.Dans de nombreux cas, un diplôme ou un certificat peut commander un salaire plus élevé.Les programmes de comptabilité et de ressources humaines bénéficieront aux demandeurs d'emploi qui sont intéressés par les domaines du travail administratif.