Que fait un Secrétaire junior?

Les fonctions d'un secrétaire junior peuvent varier en fonction de l'entreprise pour qui il travaille, ainsi que le nombre d'autres employés.Il s'agit d'un emploi d'assistant administratif d'entrée de gamme, cependant, de nombreuses personnes peuvent commencer dans ce poste avec très peu d'expérience ou d'éducation, ce qui est un grand avantage.Dans la plupart des cas, un secrétaire junior relèvera d'un secrétaire dans un poste de senior et se verra attribuer de nombreuses tâches autour du bureau.Cela peut impliquer de répondre aux téléphones, de saluer les clients à leur arrivée et de garder les fichiers organisés.Certains secrétaires juniors sont également responsables du nettoyage au bureau et de garder les toilettes propres également.

En règle générale, les responsabilités quotidiennes d'un secrétaire junior tourneront autour de s'assurer que le bureau fonctionne efficacement et avec succès.Répondre aux téléphones et diriger les appelants vers la bonne personne est souvent une grande partie de la journée.Un secrétaire junior peut également être responsable de répondre à des e-mails, ainsi que de recevoir et de trier le courrier physique chaque jour pour l'envoyer au bon endroit.L'utilisation de machines de bureau pour faire des copies, distribuer des mémos ou composer des lettres est une autre partie importante du travail, donc un individu dans ce poste devrait avoir d'excellentes compétences de communication et de frappe, ainsi qu'une compréhension de la technologie de bureau.Les clients, ou les aider à répondre à des questions ou à remplir des documents pourraient également faire partie des responsabilités professionnelles d'un Secrétaire junior.Il est important d'être aimable et de toujours regarder et se comporter de manière professionnelle.Dans certains bureaux, le secrétaire pourrait être la première personne que les gens voient quand ils franchissent la porte, donc c'est particulièrement important.En conséquence, le Secrétaire junior pourrait également être responsable du maintien de l'apparence du bureau;Déposer des documents, garder les choses propres et bien rangées et garder les zones propres.

Certains secrétaires pourraient également être responsables du maintien des fournitures de bureau.Un secrétaire junior pourrait être invité à faire l'inventaire, par exemple, et à passer une commande de fournitures supplémentaires selon lesquelles elles sont nécessaires.Les secrétaires qui réussissent à leurs tâches de base peuvent recevoir des responsabilités supplémentaires telles que les réunions de planification et de planification, ou de prendre le procès-verbal de la réunion et de préparer des rapports, par exemple.Généralement, les secrétaires juniors sont éligibles aux promotions car elles acquièrent une expérience de travail et des compétences de bureau supplémentaires, ce qui en fait un cheminement de carrière rentable pour de nombreuses personnes intéressées par ce type de travail.