Qu'est-ce que l'analyse des dépenses?

L'analyse des dépenses est une méthode utilisée par les entreprises pour suivre la façon dont l'argent est dépensé par l'entreprise, dans l'objectif ultime de réduire les dépenses.Des informations sur les vendeurs, les achats et les commandes sont organisées puis analysées pour les modèles.En raison des énormes quantités d'informations impliquées, la plupart des entreprises utilisent des logiciels spécialisés pour effectuer une analyse des dépenses.

Le processus de collecte et d'analyse des données est plus difficile qu'il n'y paraît.Pour que l'analyse des dépenses soit efficace, tous les aspects des modèles de dépenses d'une entreprise doivent être pris en compte.Ces informations sont généralement stockées dans des systèmes informatiques discrets au sein de chaque division de l'entreprise.Les divisions peuvent être séparées par la distance et la langue.La collecte de toutes ces données et l'organiser dans un format utilisable prend une grande dépense de temps et d'argent.

Une grande partie de la complexité peut être supprimée en utilisant un logiciel pour faciliter l'analyse des dépenses.Le premier logiciel d'analyse des dépenses a été créé au début des années 2000.Bien que toujours très cher, le logiciel supprime la nécessité du travail humain et crée une interface facile pour accéder aux informations qui en résultent.

Le logiciel fonctionne en tirant des données des systèmes de tenue de disques existants.Il pourrait s'agir de feuilles de calcul simples, de données d'entrepôt ou d'autres sources.Ces données sont ensuite nettoyées, ce qui signifie que le formatage est standardisé, les enregistrements en double sont fusionnés et que les détails manquants sont trouvés.Le logiciel classe ensuite les données conformément aux normes et normes de l'industrie spécifiées par la société.Les spécialistes des achats peuvent ensuite accéder aux données des rapports et de l'analyse.

Un aspect important de l'analyse des dépenses est d'évaluer les fournisseurs.L'analyse des dépenses peut montrer quels fournisseurs reçoivent le plus d'argent de l'entreprise.L'entreprise peut utiliser ces informations pour négocier pour de meilleures offres ou pour reconstituer les contrats.La plupart des entreprises ont préféré les fournisseurs, les fournisseurs qui offrent le meilleur service ou les prix réduits pour acheter en vrac.L'analyse peut révéler que les fournitures ou les services actuellement achetés auprès d'un fournisseur non préféré pourraient être achetés auprès d'un fournisseur préféré pour moins.

La société peut également acheter des fournitures ou des services similaires à plusieurs fournisseurs.Ceci est connu sous le nom de marchandise fragmentée.L'argent peut être économisé en effectuant un grand achat auprès d'un seul fournisseur plutôt que d'une série de petits achats auprès de plusieurs fournisseurs.

L'analyse des dépenses aide également à identifier les dépenses au maître.Cela se produit lorsque des achats sont effectués qui ne sont pas couverts par le contrat.Sans contrat, la société est facturée au prix plein plutôt que le prix négocié spécifié par un contrat permanent avec un fournisseur préféré.Ce type de dépenses peut coûter beaucoup d'argent à une entreprise au fil du temps.