Qu'est-ce que la dématérialisation?
Également connu sous le nom de démat, la dématérialisation est un processus qui s'éloigne de l'utilisation de la documentation physique afin de maintenir des dossiers financiers.Au lieu de cela, la dématérialisation utilise des outils électroniques de tenue de dossiers afin de suivre tous les types de transactions financières.La gamme de documents qui peuvent être gérés efficacement avec les applications logicielles incluent à peu près tout, des enregistrements comptables de base aux certificats boursiers.
L'un des principaux avantages de cette approche de la comptabilité électronique est que la nécessité de stocker physiquement des copies des bilans et d'autres documents comptables n'existe plus.Grâce à la technologie de numérisation, il est même possible de faire des copies électroniques des documents de support qui fournissent des références pour les éléments de ligne dans les enregistrements de comptabilité électronique.Tout peut être logé facilement sur un disque dur ou un serveur.Afin de se prémunir contre la perte ou la corruption, les fichiers de sauvegarde peuvent être facilement fabriqués et stockés hors site.
Avec les dossiers comptables de base, la dématérialisation permet également de supprimer la nécessité de certificats de stock physique.Les copies électroniques des actions peuvent être archivées pour une récupération facile.Dans le cas où l'actionnaire a rapidement besoin de copies des actions, ils peuvent être accessibles et transmis par des méthodes électroniques, telles que le courrier électronique ou une transmission FTP protégée.
La dématérialisation permet également aux personnes autorisées de travailler avec les mêmes documents en même temps.Avec les méthodes de comptabilité physique, il est souvent difficile pour deux personnes de travailler sur les livres à la fois.Lorsque le processus de comptabilité est totalement électronique, plusieurs personnes peuvent effectuer des fonctions différentes en même temps.Il est possible pour une équipe de créer de nouvelles factures, de publier des paiements reçus pour les factures passées et de préparer un large éventail de rapports en même temps.
Il ne fait aucun doute que le processus de dématérialisation peut profiter aux utilisateurs de plusieurs manières.La tenue d'enregistrements nécessite beaucoup moins d'espace, peut être accessible avec facilité à partir des emplacements distants et permet à plusieurs utilisateurs d'accéder simultanément aux livres comptables.Actuellement, il existe des packages de logiciels de comptabilité et de record financiers gratuits et gratuits qui peuvent aider toute entreprise ou organisation à atteindre facilement un statut de dématérialisation.Dans le cas des logiciels comptables, il existe également des produits en ligne qui permettent à un individu ou à une entreprise d'établir un ensemble de livres virtuels.En toute sécurité sur les serveurs du produit, les personnes autorisées peuvent accéder et travailler avec les enregistrements de n'importe quel emplacement avec une connexion Internet active.