Qu'est-ce qu'un bureau électronique?

Également connu sous le nom de bureau électronique, un bureau électronique est un terme qui fait référence à tout environnement de bureau qui fait un usage significatif de la technologie informatique pour fonctionner.Le terme a été inventé pour la première fois au milieu du XXe siècle et a commencé à entrer en usage commun au cours de la décennie des années 1980 alors que de plus en plus d'environnements de bureau dispensaient avec des méthodes manuelles et ont commencé à s'appuyer davantage sur une combinaison d'ordinateurs de bureau, de mainframes et de serveurspour gérer un certain nombre de tâches liées à l'emploi.Aujourd'hui, un bureau électronique est plus communément assimilé au bureau virtuel, qui implique l'utilisation de la technologie sans fil pour permettre aux gens de travailler de pratiquement n'importe où avec le bon type d'ordinateur portable ou de carnet et une connexion sans fil fiable.

L'un des principaux avantages d'un bureau électronique est la capacité de s'appuyer moins sur des documents papier pour gérer différentes tâches commerciales.Par exemple, un professionnel de la comptabilité ou de la facturation serait en mesure de réduire considérablement l'utilisation des livres de comptabilité traditionnels en utilisant des logiciels comptables aux commandes de facturation, de créer des factures et même de publier des paiements reçus sur des factures en cours.De la même manière, un vendeur peut bénéficier de l'utilisation d'un bureau électronique en utilisant une base de données de vente plutôt que de maintenir des fichiers papier sur chaque prospect et client.Même de nombreuses tâches de bureau telles que l'écriture de lettres ou la préparation de présentations peuvent désormais être effectuées électroniquement, ce qui réduit davantage la consommation de papier tout en facilitant la maintenance des données organisées et faciles à récupérer.Un environnement de bureau électronique offre également un niveau de sécurité plus élevé.Les utilisateurs peuvent protéger divers documents, limiter l'accès aux bases de données avec des codes de passe et même verrouiller l'accès aux fichiers placés dans une solution de stockage de données distante en cryptant l'accès d'une manière ou d'une autre.Bien qu'il ne soit pas infaillible, ce niveau de sécurité est généralement considéré comme une amélioration par rapport à l'utilisation de classeurs verrouillés, de coffres-forts et de coffres qui étaient couramment utilisés avant l'avènement de l'ordinateur de bureau.

Bien que l'Office électronique n'ait pas éliminé l'utilisation du papier dans un environnement commercial, l'utilisation responsable des logiciels et des réseaux d'entreprise réduit considérablement la nécessité de maintenir des documents en copie papier.Étant donné que les documents peuvent être imprimés lorsque et si nécessaire, l'espace requis pour configurer un bureau électronique est nettement plus petit, un avantage particulièrement important lorsque l'espace est à un prix supérieur.Dans certaines industries, l'utilisation du bureau virtuel a permis de permettre aux employés de travailler à distance plutôt que dans un emplacement central, un avantage qui peut réduire considérablement les coûts opérationnels.