Qu'est-ce qu'une valeur administrative?

La valeur administrative est l'évaluation de l'importance d'un dossier commercial pour les opérations quotidiennes.Les enregistrements considérés comme ayant une valeur administrative sont conservés en dossier ou utilisés régulièrement dans la conduite des affaires.Cette catégorisation des dossiers commerciaux stimule une politique de rétention de documents de l'entreprise et peut avoir des implications légales dans diverses circonstances, comme en réponse à une demande de découverte lors du litige ou en vertu d'un audit fiscal.

Les dossiers commerciaux sont la pierre angulaire des opérations.La trace documentaire des transactions est la façon dont une entreprise remplit ses obligations gouvernementales de prouver le respect de la loi.Les entreprises sont tenues de documenter les ventes afin de justifier le paiement des impôts sur le revenu ainsi que des registres de l'état des employés pour prouver l'admissibilité au travail et justifier les heures travaillées.Les politiques et procédures sont généralement engagées dans le papier, qui créent un enregistrement historique du changement des politiques au fil du temps.

Ces exigences, ainsi que les besoins internes et les normes de l'industrie, signifient que chaque dossier produit par une entreprise doit être évalué pour sa valeur administrative.Une entreprise détermine si le dossier est quelque chose qui doit ou doit être conservé pendant une certaine durée, ou s'il peut être détruit sans conséquences.Les grandes entreprises établiront généralement une politique de rétention de documents qui aide les employés à déterminer la valeur des documents afin que les types de dossiers commerciaux qui sont conservés soient uniformes dans toute l'entreprise.

ger a-t-il les entreprises, conçoivent rarement une politique officielle de rétention de documents, mais la détermination de l'administrationLa valeur n'est pas moins importante dans un environnement de petite entreprise.La tenue de registres inadéquate peut mettre n'importe quelle entreprise hors des affaires.Par exemple, une entreprise qui conclut des contrats de services fournit généralement au client le droit d'auditer ses enregistrements d'activité de compte.Si les enregistrements administratifs appropriés ne sont pas conservés, le client peut poursuivre pour un retour de paiements effectué.Dans un environnement de vente au détail, la défense réussie d'un procès en filet et en chute pourrait dépendre des politiques et procédures écrites que les employés ont reçues dans le cadre de leur formation initiale. La valeur administrative joue également un rôle dans un contexte public pour la surveillance et l'historiquefins.Le public s'intéresse généralement aux opérations quotidiennes des fonctionnaires et des bureaux du gouvernement, et certains pays ont des lois qui autorisent le public à accéder aux dossiers du gouvernement, tels que la Freedom of Information Act aux États-Unis.Une évaluation de la valeur administrative détermine souvent quels dossiers doivent être conservés et ce qui peut être déchiqueté tout en se conformant à la loi.Sans cet accent mis sur la valeur de certains documents commerciaux, une grande partie de l'historique transactionnel des entreprises, des agences et des organisations serait perdue.