Qu'est-ce qu'une division d'approvisionnement?
Une division des achats est un département ou une section qui a la responsabilité d'acquérir les biens et services nécessaires nécessaires pour exploiter une entreprise ou une municipalité.Afin de remplir cette responsabilité, la division obtient généralement le pouvoir de négocier des contrats de fournisseurs, de limiter les montants d'achat et de générer des bons de commande pour faire correspondre les réquisitions approuvées.Une division d'approvisionnement peut également être autorisée à émettre des demandes de propositions (DPS) afin d'identifier les meilleurs fournisseurs pour un bien ou un service particulier.Grâce aux communications modernes, il existe un certain nombre d'excellents systèmes de production électronique qui peuvent aider une division à la fonction quotidienne de la commande, du suivi et de la réception de ces biens et services.
L'un des principaux avantages d'une division des achats est que la centralisation de la fonction d'acquisition permet de normaliser les procédures d'achat.Cela peut souvent conduire à un meilleur contrôle du processus comptable, car toute la commande se fait par le biais d'un organe central, plutôt que de chaque département ou division de l'entreprise ou d'une autre entité qui commande les biens et services par eux-mêmes.Avec l'approvisionnement qui se déroule à travers un pipeline, il est beaucoup plus facile de suivre les dépenses et de les garder dans des limites raisonnables.
Un autre avantage pour la division des achats est la possibilité de faire des achats de volume sur les articles nécessaires dans plusieurs départements.Par exemple, les systèmes d'approvisionnement qui peuvent suivre l'utilisation des fournitures de bureau dans tous les départements peuvent aider à déterminer le nombre de rames de papier nécessaires pour maintenir l'entreprise opérationnelle dans un délai donné.À l'aide de ces données, les individus se livrant à l'achat d'approvisionnement peuvent généralement commander un prix unitaire inférieur en passant un seul gros ordre avec un fournisseur, économisant ainsi de l'argent à l'entreprise.Ce serait difficile à accomplir sans une sorte de processus d'achat central.
Il n'est pas rare qu'une division des achats invite également les vendeurs à participer à un processus d'appel d'offres pour l'entreprise de l'entreprise.Cela signifie que la division a la capacité d'initier et de superviser des contrats d'approvisionnement qui verrouillent les tarifs spéciaux pour divers biens et services, du moins pendant une période donnée.La division peut utiliser ce modèle dans le cadre de l'approvisionnement des fournitures, voire des achats de construction si la société ou la municipalité est engagée dans un projet de construction.
En général, les programmes d'approvisionnement sont structurés pour fonctionner avec intégrité et honnêteté.Il existe normalement une série de chèques et d'équilibres intégrés dans le système pour rendre plus difficile le contournement des procédures établies, ou pour les personnes travaillant au sein de la division pour recevoir une rémunération spéciale en échange d'un contrat de fournisseur.Comme pour tout département ou division qui traite des finances de tout type, une division d'approvisionnement est vérifiée régulièrement, normalement au moins une fois par an.Cela permet de s'assurer que les procédures sont suivies et que toutes les transactions sont effectuées d'une manière à la fois légale et éthique.