Que fait un facilitateur de réunion?

Un facilitateur de la réunion peut remplir divers rôles, selon le type de réunion.Par exemple, il pourrait être responsable de l'enregistrement des procès-verbaux et de veiller à ce que les discours, les discussions ou les présentations soient conservés à leur époque allouée.Certaines réunions peuvent concerner des sujets controversés ou émotionnels, de sorte que le facilitateur peut agir davantage comme un modérateur de réunion dans ce cas.Une autre responsabilité typique d'un facilitateur de réunion est de maintenir le dialogue pertinent en s'arrêtant ou en changeant de direction lorsque la conversation s'éteint.Généralement, il aide et guide le processus sans tenter d'influencer le résultat.

Les organisations prévoient des réunions pour diverses raisons.Ils sont une procédure standard pour de nombreux types d'entreprises, tandis que d'autres peuvent avoir des réunions moins fréquemment.Les types de rassemblements peuvent aller des réunions hebdomadaires du personnel aux retraites d'entreprise qui durent plusieurs jours.Les réunions peuvent avoir lieu au bureau, dans un endroit hors site, et même en ligne.Un facilitateur de réunion peut être un employé, comme un membre du personnel administratif, ou il peut être un consultant extérieur embauché spécifiquement pour organiser et organiser des réunions.

Avant la réunion, un facilitateur de la réunion se prépare généralement en identifiant et en recherchant des problèmes pertinents.Il pourrait créer l'ordre du jour et communiquer avec les participants à la réunion, les informant des détails et la fourniture d'informations préalables, telles que des sujets de discussion.Souvent, les facilitateurs s'occupent des détails logistiques tels que la mise en place de l'emplacement de la réunion avec des nécessités telles que les meubles, les fournitures et les rafraîchissements.

fréquemment appelé modérateur, le facilitateur de la réunion peut avoir une liste de questions ou de questions de discussion.Il commence généralement le dialogue et peut garder le temps, en déplacement du sujet pour faire avancer la discussion si nécessaire.Souvent, il n'a pas de participation dans le résultat mais agit comme un agent impartial de l'organisation.Il pourrait participer en encourageant la discussion et en aidant certaines personnes à contribuer.En plus de prendre des notes personnelles, il pourrait également utiliser un large conseil d'administration ou d'autres aides visuelles pour compléter la discussion et développer des idées.

Un facilitateur de la réunion agit souvent également comme l'enregistreur de réunion.Il peut ou non participer au dialogue, mais sa fonction principale est d'enregistrer le procès-verbal.Cela se fait généralement en les écrivant ou en les tapant à la main, ou en utilisant un dispositif d'enregistrement.Plus tard, l'enregistreur peut transcrire les notes et distribuer le procès-verbal de la réunion ou les rapports. Une caractéristique d'un bon facilitateur de réunion est la capacité d'être impartiale.Démousser l'attention aux détails et aider les participants à adhérer à leurs temps alloués tout en progressant vers leurs objectifs déclarés sont d'autres compétences bénéfiques.En général, la direction de réunions efficaces comprend également la volonté du facilitateur de la réunion de suivre les participants et de les aider à agir vers tous les objectifs qu'ils ont décrits.