Quels sont les différents types de procédures de front office?

Lorsque les gens parlent du front office, ils font référence à toutes les fonctions d'une organisation qui incluent un contact direct avec les clients.Par exemple, le front office d'un hôtel décrit le concierge et les employés de bureau qui font des réservations et acceptent les paiements.Le front office peut être plus facilement compris par rapport aux tâches du back-office, qui incluent la comptabilité, les ressources humaines et d'autres fonctions qui peuvent contribuer à la qualité du service client, mais que les clients voient rarement.Certaines des procédures de front office les plus courantes sont les transactions de communication, de documentation et financières ou de vente.

La communication est l'une des procédures de front office les plus essentielles trouvées dans presque tous les scénarios de front office.Lorsque les réceptionnistes des cabinets médicaux parlent aux patients au téléphone ou saluent les patients lorsqu'ils entrent dans un bureau, par exemple, ils effectuent des tâches de communication.Dans le commerce de détail, des tâches de communication se produisent lorsque les représentants des ventes aident les clients à trouver les articles pour lesquels ils font du shopping.

La documentation est une autre des procédures du front office les plus importantes.En bref, c'est le processus d'enregistrement de ce qui se passe dans un front office.Les employés de la réception dans un hôtel, par exemple, sont responsables de garder une trace de qui fait des réservations, qui s'enregistre et qui vérifie.Ils stockent généralement ces informations dans les bases de données afin qu'ils puissent savoir combien de pièces sont ouvertes et lorsqu'ils peuvent prévoir de personnel pour la plupart des clients.

Les procédures de front office qui incluent les ventes et les transactions financières sont généralement documentées et transmises numériquement aux services de back-office,comme la finance et la comptabilité.Dans le commerce de détail, de nombreux travailleurs du front office utilisent des registres en espèces qui calculent les totaux quotidiens.Les professionnels qui travaillent dans des cabinets médicaux pourraient avoir à prendre des informations sur l'assurance.Dans certains cas, ils pourraient également être familiers avec le codage médical.

Comme dans la plupart des aspects de l'entreprise, la gestion est un processus important.Les gestionnaires supervisent normalement toutes les procédures du front office et s'assurent que les travailleurs effectuent correctement leurs tâches.Ils pourraient également former des travailleurs du front office et changer les procédures du front office pour relever de nouveaux défis.

De nombreux gestionnaires estiment que les procédures du front office devraient être continuellement développées.Au lieu de dépendre des modèles ou des stratégies car ils sont familiers, de nombreux managers choisissent plutôt d'analyser chaque nouveau défi et d'adopter des solutions.Par exemple, si un directeur d'hôtel constate qu'un système de réservation est trop lent et que les employés de bureau ne peuvent pas aider les clients assez rapidement, il ou elle peut rechercher de nouveaux systèmes rentables.Un gestionnaire pourrait également observer le comportement des employés de la réception et organiser des séances de formation périodiques pour améliorer les communications avec les clients.