Quels sont les meilleurs conseils pour la mise en œuvre du flux de travail?

Le flux de travail décrit les étapes d'un processus.Dans la plupart des cas, le terme est utilisé pour décrire un modèle de travail.Par exemple, un gestionnaire d'une compagnie d'assurance qui espère améliorer l'efficacité pourrait analyser le flux de travail, qui comprend les départements à travers lesquels une réclamation passe, la vitesse à laquelle une réclamation passe et la douceur de la communication entre divers départements.Lorsqu'un gestionnaire pratique la mise en œuvre du flux de travail, il ou elle introduit une nouvelle procédure dans les opérations quotidiennes d'une organisation.Les meilleurs conseils pour la mise en œuvre du flux de travail comprennent normalement un plan ou un modèle qui répond aux lacunes passées, à l'inclusion de nouvelles technologies et à la formation des employés.

Pour être sûr que la mise en œuvre de nouveaux workflow en vaut la peine, un gestionnaire devrait d'abord savoir comment unLe système passé était erroné.Dans la plupart des cas, le flux de travail n'est pas efficace lorsqu'il entraîne des déchets et une augmentation des coûts.Du temps perdu entre les étapes d'un processus, la communication claire entre les départements et les ensembles de données qui se contredisent les uns les autres peuvent être des symptômes d'un modèle de flux de travail défectueux.Ces problèmes ralentissent la production, entraînent la main-d'œuvre mal utilisée et la technologie qui n'est pas utilisée pour un effet optimal.

Un gestionnaire pratiquant la mise en œuvre du flux de travail devrait énumérer les problèmes existants et localiser où dans un système ces problèmes se produisent.Dans certains cas, la création de nouveaux protocoles peut réduire les erreurs de nombre et les instances d'informations inexactes.L'efficacité des processus peut souvent s'améliorer avec l'introduction de nouvelles technologies.

Une bonne astuce pour les gestionnaires qui s'occupent de processus complexes est d'introduire un logiciel qui permet un flux de travail automatisé.Cette méthode d'implémentation de workflow nécessite un gestionnaire pour créer un modèle de processus qu'il peut ensuite entrer dans un programme informatique.La plupart des logiciels permet aux utilisateurs d'accéder aux documents de modèle et leur permet de personnaliser les interfaces pour répondre aux besoins d'une organisation.Le flux de travail automatisé est particulièrement utile dans les contextes dans lesquels les documents passent par des étapes similaires jour après jour, permettant un flux de travail ordonné et efficace.

Avec la mise en œuvre du flux de travail vient la nécessité de former des employés.De nombreux managers constatent que la plupart des travailleurs acceptent les nouveaux modèles de flux de travail s'ils sont faits pour comprendre comment un nouveau modèle peut être plus efficace qu'un ancien processus.Certains travailleurs peuvent être résistants au début, bien que les techniques de base du leadership et de motivation commerciale puissent souvent être efficaces pour les aider à adopter de nouvelles pratiques.

Les gestionnaires qui mettent en œuvre de nouveaux modèles de flux de travail devraient le faire lentement, permettant aux travailleurs beaucoup de temps d'apprendre de nouvelles technologies.La maîtrise des employés dans l'utilisation de nouvelles technologies devrait être évaluée avant la mise en œuvre complète.De même, les nouveaux modèles de workflow doivent souvent être ajustés sur une base d'essais et d'erreurs.Cela signifie qu'un gestionnaire peut bénéficier du pilotage d'un processus dans des zones plus petites, puis de l'élargissement progressivement de la mise en œuvre.