Quels sont les meilleurs conseils pour la planification des conférences?

Planifier une conférence d'entreprise n'est pas quelque chose qui se passe du jour au lendemain.Il y a des lieux pour réserver, des sponsors à rassembler et des conférenciers pour s'engager.Il y a aussi peu de détails tels que où les participants resteront en ville, quels repas sont fournis et un monde d'autres questions qui doivent être abordés si la conférence doit être un succès.Si vous êtes sur le point de vous engager dans la tâche de la planification de la conférence, voici certaines choses à garder à l'esprit.

Tout d'abord, ne supposez jamais que vous pouvez gérer tous les détails vous-même.En fait, il est très probable que vous ne pourrez pas faire une liste complète de tout ce qui doit être organisé sans aide.Pour cette raison, votre première tâche en tant que planificateur de conférence devrait être de rassembler un comité de planification.Habituellement, un groupe de cinq à six personnes est suffisant pour organiser une conférence annuelle pour cent à cinq cents participants.Le comité dans son ensemble est beaucoup plus susceptible de couvrir toutes les bases et de permettre de traiter tous les aspects clés du rassemblement bien à l'avance.

gerying thes awards Doy Downid Down possible.Peu importe que la conférence des affaires soit dans huit mois.Les experts de la planification des conférences commencent souvent à travailler sur un prochain événement dix à onze mois à l'avance.En avantage, vous aurez plus de temps pour comparer les prix dans divers lieux de conférence, enquêter et négocier de meilleurs tarifs hôteliers pour les participants, et aussi avoir plus de temps pour trouver les bons conférenciers pour l'événement. Assurez-vous que chaque membre du comité a des tâches spécifiques à accomplir.Chaque tâche doit être hiérarchisée et avoir établi une date de livraison.La planification des conférences implique souvent d'organiser des tâches dans une séquence logique, afin que les éléments d'action qui doivent être effectués avant que les autres éléments soient traités soient terminés à temps.Avec chaque membre du comité responsable d'un ensemble spécifique d'articles à terminer avant la prochaine réunion, il y a moins de chances d'être submergée de tâches comme les dates de l'approche de l'événement. Obtenez toujours des engagements par écrit.Vous voulez une vérification écrite de l'hôtel que vos participants obtiendront un tarif quotidien spécifique lors de l'événement.Obtenez également des informations documentées et détaillées sur ce que l'hôtel fournira en termes de salles de conférence et de salles d'assemblage pour les discours, les dîners et les cours offerts pendant la conférence.Il en va de même pour tous les tarifs aériens ou ferroviaires spéciaux que vous sécurisez aux participants.Non seulement cela vous donnera la tranquillité d'esprit, mais il est également beaucoup plus facile d'examiner les progrès réalisés lors de chacune des réunions du comité de planification et de maintenir une image précise de ce qui reste à faire. Fournir aux exposants de l'événement des instructions et des directives détaillées à l'avance.Préparez un schéma simple qui indique où chaque stand d'exposition peut être installé dans une salle de conférence ou d'exposition, ainsi que des informations sur lesquelles pour expédier les matériaux du stand à l'avance et où les ramasser le jour de leur arrivée pour mettre en place l'exposition.Cela sauvera tout le monde, y compris le comité de planification de la conférence, beaucoup de maux de tête à la veille de l'événement. Un dernier conseil avec la planification de la conférence est de s'attendre à l'inattendu.Peu importe à quel point votre comité planifie l'événement, il y aura toujours un certain type de hoquet.Un haut-parleur tombera malade et devra reculer, ou l'hôtel surgnera accidentellement l'une des chambres de banquet.Appuyez sur l'expérience collective de votre comité pour identifier certains des problèmes les plus courants de dernière minute qui pourraient survenir et décider à l'avance comment les gérer efficacement. Lorsque la planification de la conférence est effectuée efficacement, il est relativement facile pour une organisation d'organiser une conférence et tout aussi facile pour les parties intéressées d'assister à une conférence.Votre objectif est vraiment deuxD dans la nature.Vous voulez que le flux de la conférence soit le plus possible.Dans le même temps, vous voulez également vous assurer que les problèmes imprévus peuvent être résolus rapidement et efficacement.En planifiant à l'avance, en déléguant des tâches à un comité compétent et en traitant des éléments d'action de manière logique, vous êtes sûr de garder le processus de planification de la conférence gérable et finalement très réussi.