Que sont les documents d'offre?

Les enchères sur un contrat de toute nature peuvent être un processus hautement compétitif.Que les observations soient acceptées par un fournisseur de services concernées ou ne peuvent être présentées qu'en invitation, les informations demandées dans les documents d'offre doivent être complètes.Il est basé sur les documents mêmes qu'une entreprise ou une autre organisation utilisera pour prendre une décision pour un contrat.Les documents d'offre peuvent ne pas être le seul facteur d'une décision, car les meilleurs soumissionnaires sont souvent invités à des entretiens en direct pour aider à rationaliser la sélection, mais sans ces soumissions, de nouvelles relations commerciales pourraient ne jamais être formées.

Dans le cas où une organisation sait déjà quels fournisseurs de services à considérer pour un contrat, il pourrait distribuer une invitation à soumissionner (ITB) aux parties concernées.Même avec cet affichage officiel d'intérêt, le soumissionnaire doit suivre certaines procédures, ou il peut être mis en danger de perdre sa considération.Une courte liste de candidats peut être sélectionnée tôt en fonction des relations commerciales antérieures ou des critères très spécifiques qui sont établis à partir du début du processus d'appel d'offres.Ce groupe peut être rétréci davantage avant qu'une sélection finale ne soit effectuée en fonction des documents BID qui sont présentés.

Les documents de soumission doivent être soumis dans le format que l'entreprise d'embauche préfère.Cette exigence pourrait être d'envoyer des matériaux par voie électronique, par courrier traditionnel, ou les deux.Si un consultant tiers est impliqué dans le processus de recherche, des documents de soumission peuvent également être envoyés à cette personne.Il est possible que l'entreprise d'embauche fournisse un certain type de modèle de demande ou accepte les documents originaux soumis par les candidats.

Une entreprise d'embauche ou son consultant doit décrire les informations nécessaires dans les documents d'offre.Ce plan peut être proposé dans un ITB ou une demande de proposition (DP), qui est plus une invitation ouverte à recevoir des offres.De plus, la date limite de soumissions doit être clarifiée, ce qui pourrait inclure non seulement une date, mais aussi une heure spécifique par laquelle les documents de soumission doivent être reçus.Les questions entourant un ITB ou une DP peuvent également avoir des délais et des réponses à ces questions peuvent être publiées pour que tous les candidats puissent voir.

Les détails inclus dans les documents d'appel d'offres seront basés sur le type de service demandé.Dans Finance, un gestionnaire de placements qui souligne sur un contrat devra probablement fournir le montant d'argent supervisé par l'entreprise en plus des performances d'investissement passées.Même si un fournisseur de services est libéré d'un contrat, cette entreprise pourrait être la bienvenue dans les documents de Rebid et Ri-Submit à une date ultérieure.