Comment créer une politique de rétention par e-mail?

Pour créer une politique de rétention par e-mail, vous devez d'abord indiquer la raison pour laquelle vous rédigez la politique mdash;Pour se conformer aux exigences légales, pour conserver la preuve des documents commerciaux ou pour garantir que des informations importantes ne se perdent pas.Le document doit également expliquer les employés que la politique affecte et quels types de courriels sont inclus.Vous devez également décider de la durée des e-mails;Vous pouvez être légalement tenu de conserver certains e-mails pendant une période spécifique.L'attribution d'un employé est responsable du suivi de la politique peut aider à garantir que votre politique est correctement appliquée.

Une politique de rétention par e-mail est une procédure écrite sur la façon dont une entreprise souhaite que ses employés gèrent les communications par e-mail.Les politiques de rétention par e-mail indiquent généralement que les e-mails doivent conserver les employés, pendant combien de temps et comment stocker les e-mails.Dans de nombreuses juridictions, il existe des exigences légales pour la durée de communication de l'entreprise et MDASH;y compris les e-mails mdash;Doit être conservé, donc avoir une politique claire de rétention par e-mail est important.

Lorsque vous rédigez votre politique, expliquez quels employés de l'entreprise, la politique de rétention par e-mail couvre.Selon l'objectif de la mise en œuvre de la politique en premier lieu, il peut ne pas s'appliquer à tous ceux de votre organisation.Par exemple, les employés de l'entrepôt qui ne traitent pas avec la correspondance électronique peuvent ne pas être tenus de respecter la politique.Les représentants du service client, de l'autre, peuvent être tenus de conserver la plupart de leurs e-mails.

Décrivez les types de correspondance par e-mail sous la gouvernance de la politique de rétention par e-mail.Par exemple, certaines entreprises rédigent des politiques de rétention par e-mail qui concernent les e-mails qui traitent des questions administratives, fiscales, générales et éphémères.Votre politique d'entreprise peut traiter spécifiquement les e-mails qui traitent des questions qui ont des exigences légales.Quel que soit les e-mails que vous choisissez d'être couverts par la politique, assurez-vous que vous êtes clair et concis sur le sujet.

La politique doit également décrire la durée des e-mails et comment les employés doivent conserver les e-mails.Pour une conformité record, vous pouvez être légalement obligé de conserver la correspondance des clients pour une période de cinq ans.En plus d'être stocké dans une archive de messagerie sur votre serveur, la loi peut également exiger que vous imprimez l'e-mail et conserve la copie papier dans le fichier des clients.Quelle que soit la procédure pour conserver ces dossiers, assurez-vous de l'épeler en détail lorsque vous rédigez la politique de rétention par e-mail.

Une bonne politique de rétention par e-mail devrait inclure le ministère ou le titre de l'employé responsable du suivi des exigences.Votre entreprise peut avoir un service de conformité ou un employé chargé de s'assurer que les processus de l'entreprise sont conformes à la loi.Il peut s'agir de la personne naturelle à avoir en charge la surveillance et l'application de la politique de rétention par e-mail.Il est clair que qui est responsable de la gestion de la politique afin que les employés sachent vers qui se tourner s'ils ont des questions ou des problèmes.

Après avoir créé la politique, l'une des étapes les plus importantes est de la diffuser.Une politique ne peut pas être respectée si les employés qui doivent le mettre en œuvre ne savent pas qu'il existe.Vous voudrez peut-être organiser une réunion ou une séance de formation pour les employés concernés.Cela garantit qu'ils reçoivent les informations dont ils ont besoin pour respecter la politique de rétention par e-mail.