Comment choisir le meilleur système de commande d'achat?

Un système de commande d'achat est la séquence des étapes qu'un individu doit passer pour demander l'acquisition de biens et services à usage de l'entreprise.Ces systèmes fournissent une piste d'audit pour suivre le mouvement des ressources financières de l'entreprise.Il existe plusieurs systèmes dans l'environnement commercial pour les systèmes.La plupart d'entre eux se concentrent sur le système de comptabilité et de documents internes d'une entreprise.La sélection du meilleur système de bon de commande nécessite de considérer un certain nombre de facteurs relatifs aux systèmes commerciaux d’une entreprise.

Les propriétaires d’entreprise et les gestionnaires devraient décider s’ils souhaitent utiliser un système de bon de commande manuel ou automatisé.Les systèmes manuels incluent généralement l'utilisation d'un ordinateur portable en papier qui contient des bons de commande numérotés séquentiellement.Un employé remplira le formulaire, qui nécessite généralement le fournisseur, le prix, la quantité, la description et le code comptable, avant de le soumettre pour approbation.Ces documents incluent généralement une copie carbone conservée dans le dossier.Un système automatisé fonctionne de la même manière, sauf que les employés utiliseront l'entreprise ou les logiciels comptables de l'entreprise et rempliront un document électronique de commande d'achat.

Le nombre de bons de commande qu'une entreprise générera par le biais de ses opérations normales jouera un rôle important lors de la sélection d'un bon de commandesystème.L'utilisation d'un système manuel peut devenir fastidieuse et entraîner une perte de document, ce qui a obligé les employés à recréer le bon de commande.De plus, les entreprises doivent généralement stocker ces documents pendant plusieurs années, selon les lois fédérales ou étatiques applicables.Un système de commande automatisé peut atténuer certains de ces problèmes, bien que l'apprentissage et l'utilisation de la version informatisée puissent suivre plus de formation.

D'autres facteurs à considérer lors de la sélection d'un système de bon de commande sont le nombre d'employés utilisant des bons de commande et l'emplacement de la sociétébureau d'achat.Permettre à plusieurs employés d'accéder et de créer des bons de commande peut obliger les entreprises à avoir plus de documents papier à portée de main ou plus de noms d'utilisateur pour accéder au module de commande d'achat.Les grandes organisations auront souvent un service d'achat ou un gestionnaire d'approvisionnement pour gérer le bon de commande lors des commandes.Le fait d'avoir plusieurs personnes qui remettent des bons de commande peuvent créer un débordement d'informations dans le service d'achat.Les entreprises peuvent devoir limiter l'accès dans le système de bon de commande pour éviter ce problème.

Les entreprises devront également examiner comment les bons de commande se déroulent dans le service comptable.Les personnes du service comptable doivent être en mesure d'accéder facilement au système afin d'examiner les bons de commande avant de payer les factures.Les auditeurs auront également besoin d'accès pour déterminer comment les informations traversent l'entreprise.L'incapacité de suivre le bon de commande par le bon de commande dans chaque étape du système peut entraîner des modifications du document qui compromettra une partie importante du processus de gestion des espèces de la société.