Comment choisir le meilleur logiciel de processus métier?

Le logiciel de processus métier permet à l'entreprise d'engager plus facilement les utilisateurs dans la gestion des processus commerciaux critiques et permet l'optimisation des processus métier.En choisissant un progiciel de processus métier, il est important de sélectionner un produit qui peut améliorer la refonte des processus métier tout en rationalisant les processus existants.Pour faire le choix correctement, vous devrez d'abord considérer les processus importants pour l'entreprise.Ensuite, considérez les produits qui utilisent la conception la plus conviviale, en gardant à l'esprit l'atmosphère de l'équipe trouvée dans la plupart des sociétés modernes.Enfin, il est essentiel d'avoir l'implication du département des technologies de l'information (TI) pour sélectionner un produit qui fonctionne de manière transparente avec l'architecture existante mais est évolutive.

La première étape du choix du logiciel de processus métier devrait être la plus facile, mais le contrairec'est souvent vrai.Les entreprises créent normalement des équipes décisionnelles utilisant des employés de tous les départements de l'entreprise, et ces employés devraient comprendre les processus importants pour l'entreprise.La réalité est que les individus de différents départements ont souvent des vues contradictoires de ce qui est et n'est pas un processus important, il est donc souvent sage d'inclure un consultant extérieur qui connaît les logiciels de processus métier pour aider à rationaliser cette partie du processus décisionnel.Bien qu'un consultant extérieur ajoute des coûts, il ou elle offrira également une vue impartiale de l'entreprise et peut suggérer des articles que l'équipe pourrait négliger.Cela peut économiser de l'argent à long terme en empêchant le besoin de mises à niveau vers le système, ce qui peut être plus cher après l'achat du progiciel de processus métier.

Une fois que l'équipe a eu sa liste de processus, elle devrait former une liste d'outils pour répondre aux exigences des utilisateurs et du service informatique dans un progiciel de processus métier.Cela devrait inclure des composants sociaux pour la collaboration d'équipe, y compris la messagerie instantanée, les wikis et les blogs.Les équipes de gestion des processus métier auront besoin d'espaces personnalisés pour collaborer et devraient être en mesure d'ajouter de nouveaux participants à l'équipe avec peu ou pas de besoin de consulter le service informatique.De plus, les processus métier doivent être faciles à documenter, grâce à l'utilisation de l'image, des documents et des enregistrements, ainsi que du suivi Web et de la surveillance des processus métier.

Lorsque l'équipe a terminé sa liste de processus et d'outils, le service informatique formera sa liste des exigences pour le logiciel de processus métier.Le service informatique devrait être en mesure d'ajouter et d'exécuter rapidement de nouveaux modules en cas de besoin, ainsi que de surveiller et de modifier les processus métier existants.À mesure que de nouveaux processus commerciaux sont développés, le service informatique devrait être en mesure de les mettre en œuvre rapidement avec peu ou pas de temps d'arrêt.Le serveur de processus métier doit bien s'intégrer aux plates-formes de réseau et d'applications existantes.Enfin, le service informatique doit rechercher la fiabilité et l'évolutivité, avec une utilisation réduite du réseau.

Si la décision est prise correctement, le logiciel de processus métier que vous choisissez sera un composite de tous les éléments critiques de mission et autant de «désirs» que possible.Pour assurer ce mélange, il est important d'impliquer tous les départements, en particulier le service informatique, et de respecter les besoins de tous les départements.Un consultant extérieur peut faciliter cela, garder tout le monde honnête.Le produit choisi devrait être un produit facile à utiliser qui rendra l'entreprise plus efficace et ainsi plus rentable.